De Administratie en Afd. Financiën

Het RAP stond voor Regionaal Automatiseringsburo Politie en die afdeling verzorgde in den beginne de automatisering van de GP Eindhoven. 
Ook stond het RAP  aan de wieg van de eerste pc's, kantoorautomatisering, bedrijfssystemen als BPS, HKS en PAPOS. 
medewerkers-RAP-1
 Medewerkers RAP: John Rassin (l) en Frits Knehans.
 medewerkers-RAP-2
Medewerkers RAP: Vlnr: Arie van der Veer, Elke Huijbers en Arno van Herk.

Midden tachtiger jaren werd de administratieve ondersteuning van het korps behoorlijk gewijzigd doordat tal van processen werden geautomatiseerd. Het was aan het bureau aan de Grote Berg destijds begonnen met het zogenaamde AGS. Dat was een geautomatiseerd systeem om gegevens van de surveillance met een computer te kunnen verwerken.

  • 1982: Bekeuringsafhandelingsysteem (B.A.S.)
  • 1983: FARAO-systeem (een afdelingsproject t.b.v. financiën)
  • 1984: RIS (Recherche Informatie Systeem voor bureau Coördinatie)
  • 1985: PERSYS (Personeelsregistratiesysteem t.b.v. de afdeling Personeelszaken)
  • 1985: PRS ( Postregistratiesysteem t.b.v. de Centrale Administratie)
  • 1985: PAPYRUS-tekstverwerking (voor typekamer en secretariaat korpsleiding)

Daarnaast werd er aangehaakt bij diverse landelijke systemen zoals het Kenteken - en Opsporingssysteem en het herkenningssysteem dat voorheen HKD werd genoemd en vanaf dat moment HKS.

Ben-Bult--Jan-GeeringJan Geerling - uiterst links- (De Eindhovense automatiseringscoördinator) en Ben Bult (Regionaal Bureau Automatisering Politie (RAP) waren hierin de kartrekkers.
Jan Geerling werd overigens ook de opvolger van Jac van den Nieuwenhof (hoofd van de administratie)

Een van de doelen die men met automatisering wilde bereiken was het sneller kunnen beschikken over de voorhanden zijnde informatie. Niet alleen voor de dienders die sneller en beter hun werk konden doen, maar ook voor de managers. Die konden  uit die informatie halen om te toetsen of de vooraf afgesproken doelen waren gehaald. Dat was  van belang bij het toetsen van de jaarplannen. Daarin werd bijvoorbeeld afgesproken dat men als doel had gesteld een bepaalde wijk veiliger te maken. Aan de hand van de informatie kon worden getoetst of dat doel was behaald of dat er, gaandeweg het jaar, diende te worden bijgestuurd.

In 1985-86 werden twee belangrijke projecten in de automatisering aangepakt: "Tekstverwerking" en "Meldingenafhandeling". 

Het tekstverwerkingsprogramma dat werd gebruikt was DOS-gestuurd en "Papyrus" genaamd. Lessen werden verzorgd door Jeanne van de Schoot.(onder) en Agnes Posthuma. Later werd dit programma achtereenvolgens opgevolgd door Word Perfect en Word. Voor onze generatie die was opgegroeid met typemachines was dit een openbaring. Tekst knippen, kopiëren, plakken en velerlei andere "kunstjes" waren een onvoorstelbare vooruitgang in het tijdperk van carbonpapier, type-out etc. Zeker als je een document waaraan je dagen had zitten typen, door de chef werd afgekeurd en je delen moest overtypen. Dat leidde er vaak toe dat je gewoon een hele pagina moest overtypen omdat er ergens in de tekst enkele zinnen veranderd of verwijderd moesten worden.

jeanne-van-de-schoot

Nadat je de cursus met goed gevolg had afgerond kreeg je een certificaat uitgereikt.
certificaat papyrus

harrie-blom-infoOok de lange termijn werd niet vergeten. Daarvoor werd onder andere door Ben Bult een rapport gemaakt met de treffende titel "Geen bult te ver".

(Links: Harrie Blom heeft een lijntje met het Centraal Informatie Centrum)

Omdat er veel beslissingen niet door het korps zelf genomen mochten worden (zoals bijv. de aanschaf van apparatuur) leek het dat er weinig voortuitgang werd geboekt terwijl er achter de schermen hard werd gewerkt. Er was een klankbordgroep (een van de vele) in het leven geroepen om de nodige vaart erin te houden.

Die groep bestond uit Geerling en Bult en HCvP Hessing, Aarts (Financiën) en CvP van den Abeelen. Om standarisatie van de apparatuur voor elkaar te krijgen was er ontzettend veel overleg nodig omdat iedere gemeente de baas was in eigen computerland. 

 financiele-automatiseringpersoneelszaken autom

Boven links: dames van de afdeling Financiën bezig met de geautomatiseerde administratie met in het midden Gerda de Bie en links Lia Derijck.
Boven rechts: Lida Crone met een nieuwe computer. 

De nadruk zou de komende jaren liggen op het automatiseren van die taken die met de politieuitvoering hadden te maken, zoals mutatie - en aangifteverwerking.
Met name de verwerking van de mutaties (kleine rapportjes van incidenten die waren gebeurd en waarop politie was ingezet) moesten tot dan met de typemachine worden uitgetypt en werden daarna (in diverse kleuren) over de diverse afdelingen die in het vervolg daarvan een rol moesten spelen, verspreid en vaak zelfs weer overgetypt.

Eenmalig vastleggen van die gegevens en zo dicht mogenlijk bij de bron zou dus aanzienlijk efficiënter zijn.

1e bps cursus 1De eerste cursus Bedrijfs Processen Systeem die werd georganiseerd.
Achteraan vlnr: Maya Raaijmakers - Ted van Hoof - John van Orsouw - Jan Kersten - Ton "Kootje" Verhoeven - Gijs van Middelkoop en Ger Verhoeven.
Vooraan midden Frank Schellekens.

1e cursus bps 1988Hans van den Bergh krijgt hier instructie van John Rassin (l) en Ben Bult (r)

 

Hieronder de allereerste mutatie die in het nieuwe geautomatiseerde systeem in 1987 werd ingevoerd. Er was daarmee een einde gekomen aan het typen, op kleur leggen en verspreiden van de mutaties over de vele afdelingen.

eerste-echte-mutatie-BPS

Alle activiteiten die een surveillant op straat uitvoerde moest hij na zijn surveillance melden aan de wachtcommandant. Die schreef alles op in een zgn. mutatieboek. In de nachtdienst werd dat datgene wat er die dag was opgeschreven weer overgetypt (in 12-voud!!) om vervolgens verspreid te worden over de verschillende afdelingen. Vaak werden die gegevens op de onderscheidene afdelingen weer deels overgetypt om in een systeem te worden gebruikt of opgeslagen. Het moesten deugdelijke typemachines zijn die door 12 A-4-tjes en 11 carbonvellen konden doordringen. Dat lukte dus ook nooit zodat de afdeling die de laatste 2 doorslagen kreeg moeite had om de tekst te ontcijferen.

Weer later werden er voorbedrukte formulieren ingevoerd die in x-voud aan elkaar zaten en waar geen carbonpapier meer tussen hoefde. De exemplaren hadden verschillende kleuren. De wachtcommandant hield de hele dag bij wat er aan mutaties door de politiemensen werd aangeleverd. Aan het einde van de nachtdienst moesten dan al die formieren worden losgescheurd en op kleur worden gelegd. Elke afdeling had een eigen kleur en de gescheurde formulieren dienden dan voor de ochtendbespreking bij de bijbehorende afdeling te zijn. Zo kon dan iedereen per afdeling worden bijgepraat en kon het werk worden verdeeld.

Hieronder een kopie bestemd voor de recherche.

 voorbeeld mutatie

Op dit exemplaar is te zien dat daaruit vanalles kon worden opgemaakt. Van welke afdeling en bureau het afkomstig was en voor welke afdeling bestemd. Wie degenen waren die de mutatie hadden getypt. Hoe lang de inzet had geduurd. Welk dienstvoertuig was gebruikt etc.

Door deze processen te automatiseren was het streven dat de gegevens slechts één keer zouden hoefden te worden opgetekend en liefst zo dicht mogelijk bij de bron.


Op de diverse afdelingsbureaus kwam de Administratieve Dienst Ondersteuning (ADO) en aan het hoofdbureau kwam de Administratieve Centrale Ondersteuning. (ACO)

Met de invoering van de ADO's werd het noodzakelijk dat de administratieve ambtenaren werden opgeleid tot Bijzondere Opsporingsambtenaar. Vanaf dat moment waren ze nl. bevoegd om aangiften op te nemen en verdachten die hun boete niet hadden betaald, telefonisch te horen.

beediging-ADO-1beediging-ADO-2

De eersten die slaagden voor de cursus onbezoldigd opsporingsambtenaar waren:

Ria Nijman, Henny Donkers, Annelies Feijen, (vlnr. op foto boven links) en Betty Oosterveen, Gerda de Bie en Betty van Zon.(vlnr. op foto boven rechts)

Door de toen wnd. hoofdcommissaris van den Abeelen werd hen de eed afgenomen.
Het korps Eindhoven behoorde daarmee tot een van de weinige korpsen in Nederland die de integratie van administratief personeel zo ver doorvoerde.
Een aantal mensen zou aan het bureau Noord (Koning Arthurlaan) gaan werken. De Centrale administratie werd dus afgeschaft. Aan bureau Noord zou 1 man voor B.A.B., 1 voor de administratie en 2 dames van de typekamer gaan werken. Die zouden dan het nieuwe administratieve team gaan vormen ondersteund door automatisering.
Ook gingen zij vergunningen van Bijzondere Wetten verstrekken, aangiftes opnemen, legesgelden innen, gelden van arrestatiebevelen innen etc.

TOP